Toroslar Belediyesi, modern ve teknolojik belediyecilik vizyonu doğrultusunda yönetim altyapısında köklü bir dijital dönüşüm hareketine imza attı. Belediye Başkanı Abdurrahman Yıldız’ın göreve gelmesiyle birlikte ivme kazanan teknolojik modernizasyon çalışmaları kapsamında; "Akıllı Doküman Arşiv Yönetim Sistemi ve Arşiv Belgelerinin Sayısallaştırılması Projesi" hayata geçirildi. Bu kapsamlı projeyle, belediyenin onlarca yıllık kurumsal hafızası, fiziksel risklerden arındırılarak tamamen güvenli, yedekli ve saniyeler içinde erişilebilir bir dijital yapıya kavuşturuluyor.
4.5 Milyondan Fazla Sayfa Dijital Dünyaya Kazandırıldı
Yazı İşleri Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Müdürlüğü koordinasyonunda Eylül 2024’te düğmesine basılan hummalı çalışmalarda büyük bir rekora imza atıldı. Arşivlerde yer alan imar planları, projeler, resmi yazışmalar, kurumsal dosyalar ve tüm resmi belgeler, profesyonel yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla tek tek taranıyor. Çalışmalar kapsamında bugüne kadar tam 4 milyon 515 bin 403 sayfa evrak başarıyla dijital ortama aktarıldı. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine harfiyen uygun şekilde yürütülen sınıflandırma sayesinde, personelin ihtiyaç duyduğu her türlü bilgiye anında ulaşması sağlanarak vatandaşların taleplerine verilen yanıt süresi minimuma indirildi.
Fiziksel Riskler Tarihe Karıştı: Kağıt ve Klasör Giderleri Sıfırlanıyor
Yeni akıllı sistem, kurumsal hafızayı güvence altına alırken fiziksel arşivlerin getirdiği dezavantajları da tamamen ortadan kaldırıyor. Yangın, sel, kaybolma ya da yıpranma gibi risklere karşı belgeler düzenli olarak yedekleniyor. Günler sürebilen evrak arama çilesini saniyelere indiren proje, ciddi bir ekonomik tasarrufu da beraberinde getirdi. Kağıt, klasör, fotokopi ve fiziksel depolama alanlarındaki kırtasiye giderlerinde çok büyük bir bütçe tasarrufu sağlandı.
23 Ton Atık Kağıttan Belediyeye Hem Gelir Hem Doğa Katkısı
Projenin çevre dostu ve geri dönüşüm odaklı yüzü de belediye bütçesine cansuyu oldu. 2025 yılı içerisinde Emlak ve İstimlak, Sağlık İşleri, Kültür Sanat ve Sosyal İşler, Fen İşleri ile Mali Hizmetler Müdürlüklerine ait yasal saklama süresi dolmuş evraklar, Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından tek tek incelendi. Cumhurbaşkanlığı Devlet Archivleri Başkanlığının resmi onayı alınarak, üçüncü şahıslar tarafından okunması imkansız olacak şekilde parçalanan 23 bin 600 kilogram evrak geri dönüşüme kazandırıldı. Bu çevreci hamleyle hem binlerce ağacın kesilmesi önlendi hem de geri dönüşümden belediye bütçesine 132 bin 750 TL net gelir sağlandı.
"Amacımız Vatandaşımıza En Hızlı Hizmeti Sunmak"
Hayata geçirilen dijital hamlenin önemine dikkat çeken Toroslar Belediye Başkanı Abdurrahman Yıldız, çağın gereklerine uyum sağlayan, pratik ve verimli bir belediyecilik modelini esas aldıklarını vurguladı. Başkan Yıldız, sürece dair yaptığı değerlendirmede şunları kaydetti:
"Belediyemizin dijital altyapısını baştan aşağı güçlendirerek kurumsal hafızamızı geleceğe güvenle taşıyoruz. Bu yatırımla hizmet süreçlerimizi çok daha hızlı, şeffaf ve verimli bir noktaya ulaştırdık. Eskiden klasörler arasında zaman kaybeden personelimiz artık aradığı evraka saniyeler içinde ulaşıyor, bu da vatandaşımızın işinin anında çözülmesi demek. Teknolojinin sunduğu tüm imkanları, Toroslar halkının yaşam kalitesini artırmak ve onlara hak ettikleri çağdaş hizmeti sunmak için kararlılıkla kullanmaya devam edeceğiz."